Stel je voor: jouw merk staat op tassen, sneakers of parfums die jij nooit hebt gemaakt. Ze komen via Schiphol of de haven van Rotterdam binnen, keurig verpakt en klaar om verhandeld te worden. Gelukkig heeft de douane de zending onderschept, maar dan begint het echte werk pas. In deze blog leggen we uit hoe de douaneprocedure werkt voor merkhouders, welke deadlines er gelden en waar merkhouders op moet letten.
Douanebescherming
Alles begint met een besluit tot optreden. Merkhouders kunnen de douane verzoeken om actief op te treden bij zendingen die mogelijk inbreuk maken op hun intellectuele eigendomsrechten. Bij dit verzoek wordt ook aangegeven op basis van welke kenmerken de douane de authenticiteit van producten kan controleren. Dit kan bijvoorbeeld informatie zijn over het land waar de goederen worden vervaardigd of bepaalde echtheidskenmerken op het product zelf. Binnen 30 werkdagen beslist de douane op het verzoek tot optreden. Een besluit is maximaal één jaar geldig, maar kan worden verlengd. De verlenging dient minimaal 30 dagen vóór de vervaldatum ontvangen te zijn, anders kan de douane het verzoek weigeren.
Actief optreden douane
Zodra het besluit is afgegeven, gaat de douane actief optreden. Wanneer zij een zending aantreffen die vermoedelijk inbreuk maakt, schorsen zij de vrijgave of houden zij de goederen vast. Vervolgens worden de contactpersoon van de rechthebbende (vaak een advocaat) en de importeur hierover geïnformeerd. Op verzoek kan de douane ook informatie verschaffen over het aantal en de aard van de goederen, de namen en adressen van de afzender, de geadresseerde en aangever en de oorsprong en bestemming van de zending. Om de kans op ontdekking van inbreukmakende producten te verhogen, is het van belang de Douane te trainen in het onderscheiden van origineel van namaak.
Deadlines na vasthouden zending
Vanaf het moment dat de douane de merkhouder informeert, gelden strakke deadlines. Zodra de douane een zending aanhoudt, heeft de merkhouder tien werkdagen (of drie werkdagen bij bederfelijke goederen) om schriftelijk te bevestigen dat er sprake is van inbreuk en in te stemmen met vernietiging. Reageert de merkhouder niet of onvolledig binnen de termijn, dan geeft de douane de goederen zonder meer vrij.
In diezelfde termijn kan de importeur reageren. Stemt hij in met vernietiging, dan is de zaak gesloten. Maakt hij echter bezwaar, dan is de merkhouder verplicht binnen diezelfde tien werkdagen een civielrechtelijke procedure te starten en de douane daarvan in kennis te stellen. In passende gevallen kan deze termijn met maximaal tien werkdagen verlengd worden. Dit is het moment waarop veel merkhouders worden verrast. Zij zijn zich vaak niet bewust van de verplichting tot het starten van een civielrechtelijke procedure en de werkzaamheden en kosten die daarbij komen kijken.
Concreet dient er binnen genoemde termijn een dagvaarding door de deurwaarder aan gedaagde betekend te worden. Daarnaast komt het regelmatig voor dat gedaagde zich niet in Nederland bevindt. Dat betekent dat er een deurwaarder gevonden moet worden die binnen deze korte termijn de betekening in het desbetreffende land kan bewerkstelligen, evenals een vertaler die de stukken kan vertalen. Indien een merkhouder niet binnen de termijn een procedure start en de douane hierover inlicht, worden de goederen vrijgegeven.
Bovendien heeft het niet nakomen van de verplichting tot het starten van een procedure verstrekkende gevolgen. De douane kan het besluit tot toewijzing van het verzoek tot optreden intrekken of het optreden van de douane schorsen voor de resterende looptijd van het besluit. Dit betekent dat namaakgoederen over het algemeen niet meer tegengehouden worden door de douane en in het vrije verkeer worden gebracht. Vanaf dat moment worden de goederen verspreid over de markt en is handhaving aanzienlijk moeilijker: de merkhouder moet de namaakhandel dan per verkoper, per platform of per zending aanpakken in plaats van één zending aan de grens te stoppen.
Let op: de kosten zijn voor rekening van de merkhouder
Merkhouders zijn vaak verrast over het feit dat zij zelf aansprakelijk zijn voor alle kosten die de douane maakt vanaf het moment van vasthouding of schorsing van de vrijgave. Dit betreft onder meer de opslagkosten en kosten voor vernietiging van de goederen. Deze kosten komen nog bovenop de proceskosten, waaronder advocaatkosten en kosten van de deurwaarder. Kortom, de kosten kunnen flink oplopen, zeker bij grote zendingen.
Overigens laat dit het recht onverlet om de kosten te verhalen op de inbreukmaker, maar dat is een aparte procedure. Bovendien is de inbreukmaker niet altijd makkelijk te vinden of solvabel.
Afsluiting
De douaneprocedure is een krachtig instrument voor merkhouders, maar het vraagt om snelle actie en goede voorbereiding. Onze collega’s van het team Intellectueel Eigendom treden voor verschillende merkhouders op in douanezaken. Wilt u weten hoe wij u kunnen bijstaan bij een douaneprocedure of bij het indienen van een verzoek tot optreden? Neem gerust contact met ons op.
