Trust everything

's-Hertogenbosch | Eindhoven | Amsterdam

IS UW ORGANISATIE (NOG) FRAUDEPROOF?

21 juni 2019

Bedrijfsfraude is hot. Vrijwel iedere dag verschijnen nieuwsberichten over grootschalige bedrijfsfraude. Vaak zijn het spraakmakende en lezenswaardige zaken. De omvang van de fraude, de duur en de soms ogenschijnlijk eenvoud van de werkwijze van de fraudeur, maken het soms moeilijk je niet af te vragen hoe het zover kon komen. Veel ondernemers kunnen zich moeilijk voorstellen hoe het toch kan dat een fraudeur jarenlang schaamteloos soms voor miljoenen euro’s aan fraude kan plegen. En dat zonder dat de organisatie het in de gaten heeft gehad. De nieuwsberichten over bedrijfsfraude tonen echter slechts het topje van de ijsberg. Iedere ondernemer doet er daarom goed aan zich zo nu en dan af te vragen of zijn organisatie nog wel fraudeproof is.

Spraakmakende zaken

Een goed voorbeeld van een zo’n spraakmakende fraudezaak werd recent behandeld door rechtbank Rotterdam. De werknemer tevens statutair directeur had jarenlang onterecht bedragen aan de vennootschap onttrokken door zeer aanzienlijke privéuitgaven door de vennootschap te laten betalen. Het betrof onder meer de kosten van de zorgverzekering van zijn gezin, kosten voor abonnementen van Spotify, Netflix, de sportschool, internet- en telefoonkosten van zijn gezin en kosten van de paardensport van zijn dochter. Bovendien werd een groot aantal vliegreizen en diners en feestjes ter ere van privéaangelegenheden als zakelijke uitgaven geboekt. Deze gedragingen hebben geleid tot een veroordeling tot betaling van een bedrag van in hoofdsom € 1.633.384,40.

De feiten die aan deze zaak ten grondslag liggen zijn geen uitzondering. De specialisten van LXA staan veelvuldig ondernemers bij die met soortgelijke bedrijfsfraude worden geconfronteerd. Het is vaak lastig om bedrijfsfraude te voorkomen. Toch zijn er diverse laagdrempelige tips & tricks die de kans op bedrijfsfraude aanzienlijk kunnen verkleinen, dan wel de duur van de fraude kunnen beperken. Daarbij kan onderscheid worden gemaakt in zowel organisatorische maatregelen als maatregelen die ingrijpen op de bedrijfscultuur en het gedrag van het personeel. 

Organisatorische maatregelen

De organisatorische maatregelen zijn er met name op gericht om te voorkomen dat de fraudeur gelegenheid wordt geboden om te frauderen. Daarnaast zorgen deze maatregelen ervoor dat eenmaal gepleegde bedrijfsfraude snel wordt ontdekt.

Hierbij kan gedacht worden aan:

  • Een functiescheiding tussen uitvoerende en controlerende werkzaamheden. Voorkomen dient te worden dat de frauderende slager zijn eigen vlees keurt.
  • Deugdelijke administratie: door gebruik te maken van een deugdelijk administratiesysteem kan bedrijfsfraude eenvoudiger worden vastgesteld. Dit kan in een latere juridische procedure zeer belangrijk zijn en heeft tevens een afschrikwekkende functie.
  • Autorisatie: door vertrouwelijke gegevens enkel aan geautoriseerde personen ter beschikking te stellen, wordt de gelegenheid om te frauderen beperkt.
  • Functieroulatie en vier-ogenprincipe: Op deze manier wordt een vorm van interne controle gecreëerd, waardoor de gelegenheid tot bedrijfsfraude wordt beperkt.
  • Externe controle; Het is raadzaam met enige regelmaat een externe controle te laten plaatsvinden. Van belang is daarbij dat zo nu en dan ook de brondocumentatie wordt gecontroleerd.

Gedrag bevorderende maatregelen

Uiteraard is het van belang een streng sollicitatiebeleid te hanteren, waarbij referenties worden nagetrokken en eventueel zelfs op bedrijfsfraude gerichte persoonlijkheidstesten worden uitgevoerd. Zoals echter in een vorige bijdrage werd geschreven, wordt een groot deel van de bedrijfsfraude gepleegd door personen die zo’n tien jaar in dienst zijn, waarvan zo’n zeven jaar binnen dezelfde functie.

Een streng sollicitatiebeleid is derhalve niet zaligmakend. Het is van belang iedereen binnen de organisatie ervan te doordringen welk gedrag wel en welk gedrag niet wenselijk is. In dit verband is het raadzaam om een gedragscode op te stellen zodat duidelijk is hoe bijvoorbeeld moet worden omgegaan met het privégebruik van kantoorartikelen, het aannemen van geschenken, en met onkostendeclaraties.

Het is van belang de gedragscode regelmatig te actualiseren en te bespreken. In aanvulling hierop kunnen eventueel nog integriteitstrainingen gehouden worden.

Daarnaast is het wenselijk een open cultuur te creëren waarin fraude bespreekbaar is. In dit verband is het relevant om een klokkenluiderregeling te hanteren, zodat medewerkers de door hen ontvangen signalen veilig en vertrouwelijk kunnen delen.

Niet uitputtend

Uiteraard is dit geen uitputtende lijst van maatregelen en is het niet mogelijk fraude volledig te voorkomen. De werkelijkheid is bovendien aanzienlijk complexer dan in een korte bijdrage als het onderhavige kan worden besproken. Indien u echter bovenstaande maatregelen in acht neemt en deze met enige regelmaat evalueert, maakt u de kans op bedrijfsfraude al aanzienlijk kleiner.

Is uw onderneming slachtoffer van bedrijfsfraude of hebt u een vermoeden van bedrijfsfraude, neem dan contact op met een van onze specialisten. De advocaten van LXA werken nauw samen met gerechtsdeurwaarders, (forensisch) accountants, bedrijfsrechercheurs, IT-specialisten en communicatiespecialisten en staan u graag bij in de bestrijding van bedrijfsfraude.

 

Door: Edwin Mulders

 

Meer weten?

Voor meer informatie over dit artikel kunt u contact opnemen met

Laatste artikelen in contracteren & procederen

21 juni 2019

HOE ZORGT U ERVOOR DAT ALLEEN UW ALGEMENE VOORWAARDEN VAN TOEPASSING ZIJN?

Iedereen wil dat zijn eigen algemene voorwaarden van toepassing zijn. Maar wat doe je als twee sets algemene voorwaarden van toepassing zijn? Welke algemene voorwaarden gaan voor?

Lees verder

21 juni 2019

IS UW ORGANISATIE (NOG) FRAUDEPROOF?

Vrijwel dagelijks verschijnen nieuwsberichten over grootschalige bedrijfsfraude. Het is dan ook voor iedere ondernemer van belang zich af te vragen of zijn organisatie nog wel fraudeproof is. Deze bijdrage verschaft tips en tricks die de kans op bedrijfsfraude binnen uw organisatie verkleinen.

Lees verder

2 april 2019

VRIENDENDIENST OF OPDRACHT?

Je houdt ze graag te vriend, die handige jongens met klus- of aannemingsbedrijven. Daar zet je graag een kratje bier voor koud, om na het leggen van die vloer te proosten op het mooie resultaat. Maar wat als de vloer korte tijd later scheuren gaat vertonen en daardoor schade ontstaat? Het antwoord hangt af van de vraag: Was je vriend of opdrachtgever?

Lees verder
Heeft u een vraag? Wij helpen u graag verder. Neem contact op met een van onze specialisten.

Onze diensten