De datum van 1 juli is net voorbij en bij veel werkgevers zal er in hun vakantiedagenadministratie een streep zijn gezet door nog resterende (d.w.z. niet opgenomen) vakantiedagen van vorig jaar. Maar mag dat wel?
Vakantie heeft een belangrijke ‘recuperatie’ ofwel herstel-functie. Ook als een werknemer niet op reis kan/gaat, is het belangrijk dat hij uit kan rusten en weer op krachten kan komen.
In de wet wordt onderscheid gemaakt tussen wettelijke vakantiedagen (bij een fulltime dienstverband minimaal 20 dagen per jaar) en zgn. bovenwettelijke vakantiedagen. Dat zijn de dagen die boven het wettelijk minimum uitstijgen en die vaak op grond van een bedrijfsregeling of cao worden toegekend.
Wettelijke vakantiedagen kennen sinds 2012 een korte vervaltermijn, namelijk 6 maanden na afloop van het jaar waarin ze zijn opgebouwd (art. 7:640a BW). Bovenwettelijke vakantiedagen verjaren vijf jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd (art. 7:642 BW).
- Op deze verval- en verjaringstermijn gelden een aantal uitzonderingen:
Ten eerste kan er contractueel (in de arbeidsovereenkomst of cao) een langere termijn zijn overeengekomen. - Ook geldt er mogelijk een uitzondering in geval van volledige arbeidsongeschiktheid (werknemer is niet in staat om vakantie op te nemen) of als de werkgever de werknemer niet in staat stelt de vakantiedagen op te nemen.
- Een derde belangrijke uitzondering vloeit voort uit Europese rechtspraak. In het zgn. Max Planck-arrest (ECLI:EU:C:2018:874) is bepaald dat de werkgever de werknemer op nauwkeurige wijze en tijdig moet informeren over zijn vakantierechten, zodat deze daar nog gebruik van kan maken, bij gebreke waarvan het recht op vakantie en/of een financiële vergoeding voor niet-opgenomen dagen niet komt te vervallen.
Uit de Nederlandse (lagere) rechtspraak bleek ook al dat als een werkgever:
- de werknemer niet over zijn vakantietegoed heeft geïnformeerd,
- hem niet daadwerkelijk in staat heeft gesteld de dagen op te nemen, en
- niet op de gevolgen (verval) heeft gewezen, aan de werkgever dan in redelijkheid géén beroep toekomt op de vervaltermijn van de opgebouwde wettelijke vakantiedagen.
Het is dus niet voldoende om alleen vooraf in de arbeidsovereenkomst of vakantieregeling te wijzen op de plicht om voor een bepaalde datum verlof op te nemen en de werknemer te wijzen de consequenties ervan (nl. verval).
De werkgever heeft een actieve zorg- en informatieplicht en moet er concreet en in alle transparantie voor zorgen dat werknemer daadwerkelijk de mogelijkheid heeft om zijn jaarlijkse vakantie op te nemen en de werknemer er zo nodig toe aan te zetten om dat ook echt te doen.
Er werd nog enige tijd gedacht dat deze rechtspraak enkel zag op de wettelijke vakantiedagen maar inmiddels heeft de Hoge Raad op 23 juni jl. (https://uitspraken.rechtspraak.nl/#!/details?id=ECLI:NL:HR:2023:955) deze leer ook bevestigd voor de langere verjaringstermijn bij vakantieverlof.
Als een werkgever onvoldoende kan aantonen dat hij zijn actieve zorg- en informatieplicht is nagekomen om de werknemer daadwerkelijk in staat te stellen met vakantieverlof te gaan, komt hem geen beroep toe op de verjaringstermijn van artikel 7:642 BW. Het feit dat de werknemer in kwestie advocaat was en wellicht beter op de hoogte van zijn rechten en plichten dan een niet-jurist mocht de werkgever niet baten. Die moest 186,5 vakantiedagen aan werknemer uitbetalen.
Aanbevelingen
Ter voorkoming van kostbare stuwmeren aan verloftegoeden raden we werkgevers aan om:
- een goede vakantieadministratie bij te houden zodat goed wordt bijgehouden wat er aan wettelijke en bovenwettelijke vakantie-uren wordt opgenomen en overblijft;
- werknemers tijdig (en minstens eenmaal per jaar) schriftelijk te informeren over hun opgespaarde verloftegoed;
- werknemers te vragen -en daadwerkelijk in de gelegenheid te stellen- om dat verloftegoed voor de vervaldatum op te nemen en te informeren over de consequentie (verval) indien ze dat nalaten;
Gelet op de eis dat de werknemer tijdig moet worden geïnformeerd en een daadwerkelijke mogelijkheid moet krijgen om het verloftegoed op te nemen, kun je logischerwijs niet wachten tot een aantal weken voor de verval/verjaringsdatum, maar doe je er als werkgever goed aan om dat in ieder geval aan het begin van het kalenderjaar te doen.
Contact
Mocht u vragen hebben over dit onderwerp, neem dan gerust contact op met een van de leden van Team Arbeidsrecht. Wij helpen u graag.
