Wanneer een handtekening zonder bevoegdheid tóch bindt
Volgens de wet geldt als uitgangspunt dat een overeenkomst alleen bindend is wanneer deze is gesloten door een daartoe bevoegde vertegenwoordiger. In de praktijk blijkt echter regelmatig dat contracten worden ondertekend door medewerkers die formeel geen (of slechts een beperkte) volmacht hebben.
Het ontbreken van een volmacht betekent niet automatisch dat de
onderneming buiten schot blijft. Onder omstandigheden kan zij toch
gebonden zijn, namelijk wanneer bij de wederpartij gerechtvaardigd
vertrouwen is gewekt dat de handelende persoon wél bevoegd was. Dit
wordt aangeduid als schijn van volmachtverlening (art. 3:61 lid 2 BW).
Maar het risico beperkt zich niet tot de onderneming. Degene die zonder
(toereikende) volmacht handelt, staat op grond van art. 3:70 BW persoonlijk
in voor het bestaan en de omvang van de volmacht. Dat kan leiden tot
aanzienlijke persoonlijke aansprakelijkheid.
In dit artikel bespreken wij het leerstuk, de wettelijke kaders, de rol van de
KvK-inschrijving, het instaan voor de volmacht en de belangrijkste lessen
voor de praktijk.
Het leerstuk: schijn van volmachtverlening (art. 3:61 lid 2 BW)
Van schijn van volmachtverlening is sprake wanneer een rechtshandeling
wordt verricht door iemand zonder (toereikende) volmacht, maar de
wederpartij redelijkerwijs mocht aannemen dat die bevoegdheid wél
bestond. Het gaat niet om de vraag of daadwerkelijk een volmacht is
verleend, maar om het vertrouwen van de wederpartij.
Artikel 3:61 lid 2 BW bepaalt dat de achterman zich niet kan beroepen op
het ontbreken van volmacht indien de wederpartij gerechtvaardigd heeft
vertrouwd op bevoegdheid, op grond van feiten en omstandigheden die voor
rekening van de achterman komen. Daarbij gelden twee beginselen:
- Het toedoenbeginsel: actieve of passieve gedragingen van de
achterman die de schijn van bevoegdheid wekken. Hieronder valt
ook het laten voortbestaan van een bepaalde situatie of een ander
soort niet-doen. - Het risicobeginsel: omstandigheden binnen de organisatie die voor
risico van de onderneming komen, ook zonder dat sprake is van een
expliciete handeling. Het risicobeginsel gaat echter niet zó ver dat
daarvan ook sprake is wanneer het vertrouwen uitsluitend is
gebaseerd op verklaringen of gedragingen van de pseudo-
gevolmachtigde.
De Hoge Raad heeft herhaaldelijk benadrukt dat verwijtbaarheid geen vereiste is: zelfs als de pseudo-volmachtgever geen verwijt kan worden gemaakt van de gewekte schijn, is de regeling van toepassing. Is aan devereisten voldaan, dan raken partijen in de rechtspositie alsof wél een (toereikende) volmacht was verleend.
Recente rechtspraak
In het arrest van 6 juni 2025 (ECLI:NL:HR:2025:872) bevestigde de Hoge Raad
dat schijn van volmachtverlening kan worden aangenomen op grond van
zowel het toedoen- als het risicobeginsel. De zaak betrof een zzp'er
(Betrokkene A) die namens een verkoper van bloembollen een
bemiddelingsopdracht had gegeven aan de Coöperatieve Koninklijke
Nederlandse Bloembollencentrale (CNB), terwijl een schriftelijke volmacht
ontbrak en de toenmalig bestuurder van verkoper inmiddels was overleden.
Het Gerechtshof Den Haag oordeelde dat CNB gerechtvaardigd mocht
vertrouwen op de bevoegdheid van Betrokkene A, onder meer omdat:
- De bestuurder het geven van bemiddelingsopdrachten bewust aan
Betrokkene A had overgelaten; - De verkoper niet had medegedeeld dat de volmacht van Betrokkene
A beperkt was; - Betrokkene A eerder namens de verkoper vergelijkbare en zelfs
grotere opdrachten aan CNB had gegeven; - De verkoper zich bij eerdere opdrachten niet op de onbevoegdheid
van Betrokkene A had beroepen; - De naam van Betrokkene A voorkwam in de naam van de
vennootschap van de verkoper.
Dat de overeenkomst betrekking had op een ander bedrijfsmiddel, was
gesloten vlak na het overlijden van de bestuurder, en dat de sub-licenties
volgens de holding ver onder de marktwaarde waren verkocht, deed aan dit
oordeel niet af. De Hoge Raad verwierp het cassatieberoep en deed de zaak
af op grond van art. 81 RO.
De rol van de KvK-inschrijving
In de praktijk wordt vaak gedacht dat de KvK-inschrijving doorslaggevend isvoor de vraag wie bevoegd is om namens een onderneming te handelen. Dat is een veelvoorkomende misvatting.
De inschrijving in het Handelsregister is niet constitutief, maar informatief.
Zij kan bijdragen aan gerechtvaardigd vertrouwen, maar is niet beslissend.
Ontbreekt iemand in de KvK als bestuurder of gevolmachtigde, dan sluit dat
de schijn van volmachtverlening niet uit. Omgekeerd biedt een inschrijving
geen absolute zekerheid over de omvang van de bevoegdheid.
Zoals het hof in Bronswerk/Batt Cables (Hof Arnhem-Leeuwarden 28
november 2017, ECLI:NL:GHARL:2017:10440) oordeelde: de inschrijving in
het handelsregister laat de opgewekte schijn van
vertegenwoordigingsbevoegdheid onverlet. De onderneming kan dus
gebonden raken als zij een onbevoegde persoon structureel liet optreden,
eerdere transacties accepteerde, bedrijfsmiddelen (briefpapier, e-
mailadres, visitekaartjes, orderformulieren) liet gebruiken of geen duidelijke
grenzen stelde.
Risico’s in de praktijk
Voor de onderneming:
- Zij kan ongewild worden gebonden aan contracten met grote
financiële gevolgen. - Interne bevoegdheidsbeperkingen bieden geen externe bescherming:
de wederpartij hoeft van interne afspraken niet op de hoogte te
zijn. - Het structureel laten optreden van onbevoegde personen vergroot
het risico op gebondenheid via het risicobeginsel.
Voor de werknemer, functionaris of zzp’er
Degene die als gevolmachtigde optreedt, staat op grond van art. 3:70 BW
jegens de wederpartij in voor het bestaan en de omvang van de volmacht.
Dit is een garantieaansprakelijkheid: de pseudo-gevolmachtigde garandeert
impliciet dat hij over een toereikende volmacht beschikt. Het maakt daarbij
niet uit of hij te goeder trouw was. De wederpartij kan het positieve
contractsbelang vorderen. Dat wil zeggen: volledige vergoeding van de
schade die zij lijdt doordat de beoogde overeenkomst niet tot stand komt.
De bewijslast dat wél een toereikende volmacht bestond, rust op de pseudo-
gevolmachtigde (HR 22 november 2013, ECLI:NL:HR:2013:1384,
Zandvliet/Vlielander). Alleen wanneer de wederpartij wist of moest weten
dat een volmacht ontbrak, of wanneer de gevolmachtigde de inhoud van zijn
volmacht volledig had medegedeeld, ontbreekt deze aansprakelijkheid.
Daarnaast kan onbevoegd optreden onder omstandigheden een
onrechtmatige daad opleveren (art. 6:162 BW), maar dat hoeft niet per se
het geval te zijn (HR 31 januari 1997, NJ 1998/704, De Slingerij/Provincie
Groningen).
Dit risico speelt in het bijzonder bij commerciële functies (accountmanagers,
inkopers), vaste contactpersonen, medewerkers en zzp'ers die langdurig
zelfstandig onderhandelen, en situaties waarin de onderneming het optreden
duldt of faciliteert.
Praktische aanbevelingen
- Leg volmachten helder vast en houd ze actueel. Maak eventuele
beperkingen zowel intern als extern kenbaar. - Wees alert op feitelijk gedrag. Voorkom dat onbevoegde personen
herhaaldelijk namens de organisatie opdrachten verstrekken. Richt
contracteerprocessen zodanig in dat alleen bevoegde personen
daartoe toegang hebben. - Corrigeer onbevoegd handelen direct. Stilzitten of gedogen kan
bijdragen aan gerechtvaardigd vertrouwen bij de wederpartij. - Neem bevoegdheidsclausules op in overeenkomsten. Vermeld
expliciet welke personen bevoegd zijn om namens het bedrijf te
contracteren. - Train medewerkers. Informeer hen niet alleen over bevoegdheidsgrenzen, maar ook over de persoonlijke risico's van art. 3:70 BW.
Conclusie
Het leerstuk schijn van volmacht verlening vormt een krachtig
correctiemechanisme in het handelsverkeer. Waar formele bevoegdheden
ontbreken, kan feitelijk gedrag alsnog leiden tot gebondenheid van de
onderneming. De KvK-inschrijving biedt daartegen geen bescherming en
interne afspraken zijn extern niet doorslaggevend.
Voor degene die als gevolmachtigde optreedt, geldt een zelfstandig en
aanzienlijk risico: op grond van art. 3:70 BW staat hij in voor het bestaan en
de omvang van de volmacht, met het positieve contractsbelang als
uitgangspunt.
Ondernemingen doen er goed aan hun organisatie, communicatie en
contracteerprocessen kritisch te bezien. Voor werknemers en functionarissen
geldt dat onbevoegd optreden niet alleen gevolgen kan hebben voor de
onderneming, maar ook — en in het bijzonder — voor henzelf.
Wilt u weten of uw organisatie voldoende beschermd is, of twijfelt u over
een concrete situatie? Neem contact op met onze specialisten: Edwin
Mulders, Lenny Godding, Maggie van Waaijenburg en Niels Setz.
