INVAL MEDEDINGINGSAUTORITEITEN: WEET U WAT TE DOEN?

Het bedrijfsbezoek

Vanaf het eerste moment van het bedrijfsbezoek is alertheid geboden. Niet alleen de betrokken medewerkers, maar ook de receptie moet weten hoe te handelen in geval van een onaangekondigd bezoek van de mededingingsautoriteiten.

Wanneer de ambtenaren van de toezichthoudende instantie zich melden zich bij de receptie, moet de receptie de toezichthouders identificeren en de identiteitsbewijzen kopiëren. Het verdient aanbeveling dat bij komst van de ambtenaren gevraagd wordt naar het doel van hun bezoek, om welke mogelijke overtreding het gaat, welke specifieke markt het betreft en om welke periode het gaat. Daarnaast is het van belang om uitdrukkelijk bezwaar te maken tegen het bedrijfsbezoek en vast te stellen dat dit door de ambtenaren van de ACM en/of de EC ook wordt genotuleerd. Mocht er na afloop van het onderzoek namelijk blijken dat de ACM of de EC niet bevoegd waren om het bedrijfsonderzoek te doen, dan mogen zij ook geen gebruik maken van de documenten die ze tijdens het bedrijfsbezoekhebben meegenomen. Dit is alleen toegestaan als u daar toestemming voor hebt gegeven. Het is daarom van belang dat u voorafgaande aan  het onderzoek bezwaar maakt tegen het bedrijfsbezoek.

Neem daarnaast direct contact op met een ter zake deskundige advocaat en vraag de ambtenaren te wachten tot de advocaat is gearriveerd. Hierna dienen de instructies van de advocaat te worden gevolgd.

Na overleg met de ambtenaren moet een mededeling worden gedaan aan alle medewerkers. Dit onder andere om roering binnen het bedrijf te voorkomen. Hierbij is het van belang dat er gewezen wordt op het volgende:

• Op grond van artikel 5:20 Awb is een ieder verplicht om aan een toezichthouder binnen de door hem gestelde termijn alle medewerking te verlenen die deze redelijkerwijs kan vorderen bij de uitoefening van zijn bevoegdheden. 
• Op grond van artikel 5:17 Awb zijn toezichthouders bevoegd inzage te vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden en hier eventueel kopieën van te maken.

Zorg er verder voor dat tijdens het bedrijfsbezoek van de autoriteiten schriftelijke aantekeningen worden gemaakt van de onderzoekshandelingen van de ambtenaren en noteer welke informatie en stukken zijn ingezien en/of gekopieerd. Vermeld hierbij de exacte tijdstippen, locaties en vindplaatsen. Vraag aan de toezichthouders na het onderzoek om een overzicht van de documenten en de digitale bestanden die door hen zijn gekopieerd.

De ambtenaren mogen vragen stellen aan de medewerkers, maar dit betekent niet dat zij onder alle omstandigheden verplicht zijn om vragen van de toezichthouder te beantwoorden. De toezichthouder moet u hier uitdrukkelijk op wijzen (cautie). Let wel op, er moet niet lichtvaardig een beroep worden gedaan op het zwijgrecht. Raadpleeg bij twijfel uw advocaat.    

Bevoegdheden toezichthoudende instantie

Het betreden van ruimten

De ambtenaren van de toezichthoudende instanties hebben de bevoegdheid om in het kader van het onderzoek elke plaats te betreden (onder meer bedrijfspanden, bedrijfsterreinen en voertuigen).

Inzage vorderen

De ambtenaren van de toezichthoudende instanties hebben de bevoegdheid om inzage te vorderen van zakelijke documenten en gegevens. Dit zijn alle officiële en niet-officiële documenten verband houdende met de onderneming. De ambtenaren mogen ook kopieën maken van de documenten en integrale kopieën maken van de harde schijven van de computers. Tot slot mogen ze ook kasten en lades inzien.

Verzegelen  van ruimten

Ambtenaren van de toezichthoudende instanties hebben de bevoegdheid om bedrijfsruimten en voorwerpen te verzegelen indien dat in het kader van het onderzoek redelijkerwijs noodzakelijk is. Op het verbreken van zegels staan hoge boetes. Geadviseerd wordt om een bewaker aan te stellen die erop toeziet dat de betreffende zegel niet wordt verbroken.

Na het bedrijfsbezoek

Het is van belang om na het bedrijfsbezoek een goed en volledig verslag op te stellen. Daarnaast moeten er ook kopiedossiers worden gemaakt van hetgeen door de ambtenaren van de ACM en/of de EC is meegenomen en/of ingezien. Na het vertrek van de toezichthouders dient een afrondende bijeenkomst met de betrokken medewerkers en directie georganiseerd te worden. Houd er namelijk rekening mee dat het onderzoek langer dan één dag kan duren. In dat geval dienen de verbeterpunten te worden besproken en een takenverdeling voor de volgende dag te worden vastgesteld. In geval voorwerpen of documenten in beslag zijn genomen moeten deze na afloop van het onderzoek worden teruggevraagd.

Mocht u meer informatie wensen over wat te doen tijdens een inval van de mededingingsautoriteiten of met ons hierover van gedachten willen wisselen, dan kunt u uiteraard bij ons terecht. Wij voorzien u graag van advies.