Wanneer een handtekening zonder bevoegdheid tóch bindt

Volgens de wet geldt als uitgangspunt dat een overeenkomst alleen bindend is wanneer deze is gesloten door een daartoe bevoegde vertegenwoordiger. In de praktijk blijkt echter regelmatig dat contracten worden ondertekend door medewerkers die formeel geen (of slechts een beperkte) volmacht hebben.

Het ontbreken van een volmacht betekent niet automatisch dat de onderneming buiten schot blijft. Onder omstandigheden kan zij toch gebonden zijn, namelijk wanneer bij de wederpartij gerechtvaardigd vertrouwen is gewekt dat de handelende persoon wél bevoegd was. Dit wordt aangeduid als schijn van volmachtverlening (art. 3:61 lid 2 BW).

Maar het risico beperkt zich niet tot de onderneming. Degene die zonder (toereikende) volmacht handelt, staat op grond van art. 3:70 BW persoonlijk in voor het bestaan en de omvang van de volmacht. Dat kan leiden tot aanzienlijke persoonlijke aansprakelijkheid.

In dit artikel bespreken wij het leerstuk, de wettelijke kaders, de rol van de KvK-inschrijving, het instaan voor de volmacht en de belangrijkste lessen voor de praktijk.

Het leerstuk: schijn van volmachtverlening (art. 3:61 lid 2 BW)

Van schijn van volmachtverlening is sprake wanneer een rechtshandeling wordt verricht door iemand zonder (toereikende) volmacht, maar de wederpartij redelijkerwijs mocht aannemen dat die bevoegdheid wél bestond. Het gaat niet om de vraag of daadwerkelijk een volmacht is verleend, maar om het vertrouwen van de wederpartij.

Artikel 3:61 lid 2 BW bepaalt dat de achterman zich niet kan beroepen op het ontbreken van volmacht indien de wederpartij gerechtvaardigd heeft vertrouwd op bevoegdheid, op grond van feiten en omstandigheden die voor rekening van de achterman komen. Daarbij gelden twee beginselen:

• Het toedoenbeginsel: actieve of passieve gedragingen van de achterman die de schijn van bevoegdheid wekken. Hieronder valt ook het laten voortbestaan van een bepaalde situatie of een ander soort niet-doen.
• Het risicobeginsel: omstandigheden binnen de organisatie die voor risico van de onderneming komen, ook zonder dat sprake is van een expliciete handeling. Het risicobeginsel gaat echter niet zó ver dat daarvan ook sprake is wanneer het vertrouwen uitsluitend is gebaseerd op verklaringen of gedragingen van de pseudo-gevolmachtigde.

De Hoge Raad heeft herhaaldelijk benadrukt dat verwijtbaarheid geen vereiste is: zelfs als de pseudo-volmachtgever geen verwijt kan worden gemaakt van de gewekte schijn, is de regeling van toepassing. Is aan de vereisten voldaan, dan raken partijen in de rechtspositie alsof wél een (toereikende) volmacht was verleend.

Recente rechtspraak

In het arrest van 6 juni 2025 (ECLI:NL:HR:2025:872) bevestigde de Hoge Raad dat schijn van volmachtverlening kan worden aangenomen op grond van zowel het toedoen- als het risicobeginsel. De zaak betrof een zzp'er (Betrokkene A) die namens een verkoper van bloembollen een bemiddelingsopdracht had gegeven aan de Coöperatieve Koninklijke Nederlandse Bloembollencentrale (CNB), terwijl een schriftelijke volmacht ontbrak en de toenmalig bestuurder van verkoper inmiddels was overleden.

Het Gerechtshof Den Haag oordeelde dat CNB gerechtvaardigd mocht vertrouwen op de bevoegdheid van Betrokkene A, onder meer omdat:

• De bestuurder het geven van bemiddelingsopdrachten bewust aan Betrokkene A had overgelaten;
• De verkoper niet had medegedeeld dat de volmacht van Betrokkene A beperkt was;
• Betrokkene A eerder namens de verkoper vergelijkbare en zelfs grotere opdrachten aan CNB had gegeven;
• De verkoper zich bij eerdere opdrachten niet op de onbevoegdheid van Betrokkene A had beroepen;
• De naam van Betrokkene A voorkwam in de naam van de vennootschap van de verkoper.

Dat de overeenkomst betrekking had op een ander bedrijfsmiddel, was gesloten vlak na het overlijden van de bestuurder, en dat de sub-licenties volgens de holding ver onder de marktwaarde waren verkocht, deed aan dit oordeel niet af. De Hoge Raad verwierp het cassatieberoep en deed de zaak af op grond van art. 81 RO.

De rol van de KvK-inschrijving

In de praktijk wordt vaak gedacht dat de KvK-inschrijving doorslaggevend is voor de vraag wie bevoegd is om namens een onderneming te handelen. Dat is een veelvoorkomende misvatting.

De inschrijving in het Handelsregister is niet constitutief, maar informatief. Zij kan bijdragen aan gerechtvaardigd vertrouwen, maar is niet beslissend. Ontbreekt iemand in de KvK als bestuurder of gevolmachtigde, dan sluit dat de schijn van volmachtverlening niet uit. Omgekeerd biedt een inschrijving geen absolute zekerheid over de omvang van de bevoegdheid.

Zoals het hof in Bronswerk/Batt Cables (Hof Arnhem-Leeuwarden 28 november 2017, ECLI:NL:GHARL:2017:10440) oordeelde: de inschrijving in het handelsregister laat de opgewekte schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid onverlet. De onderneming kan dus gebonden raken als zij een onbevoegde persoon structureel liet optreden, eerdere transacties accepteerde, bedrijfsmiddelen (briefpapier, e-mailadres, visitekaartjes, orderformulieren) liet gebruiken of geen duidelijke grenzen stelde.

Risico's in de praktijk

Voor de onderneming:

• Zij kan ongewild worden gebonden aan contracten met grote financiële gevolgen.
• Interne bevoegdheidsbeperkingen bieden geen externe bescherming: de wederpartij hoeft van interne afspraken niet op de hoogte te zijn.
• Het structureel laten optreden van onbevoegde personen vergroot het risico op gebondenheid via het risicobeginsel.

Voor de werknemer, functionaris of zzp'er:

Degene die als gevolmachtigde optreedt, staat op grond van art. 3:70 BW jegens de wederpartij in voor het bestaan en de omvang van de volmacht. Dit is een garantieaansprakelijkheid: de pseudo-gevolmachtigde garandeert impliciet dat hij over een toereikende volmacht beschikt. Het maakt daarbij niet uit of hij te goeder trouw was. De wederpartij kan het positieve contractsbelang vorderen. Dat wil zeggen: volledige vergoeding van de schade die zij lijdt doordat de beoogde overeenkomst niet tot stand komt. De bewijslast dat wél een toereikende volmacht bestond, rust op de pseudo-gevolmachtigde (HR 22 november 2013, ECLI:NL:HR:2013:1384, Zandvliet/Vlielander). Alleen wanneer de wederpartij wist of moest weten dat

een volmacht ontbrak, of wanneer de gevolmachtigde de inhoud van zijn volmacht volledig had medegedeeld, ontbreekt deze aansprakelijkheid. Daarnaast kan onbevoegd optreden onder omstandigheden een onrechtmatige daad opleveren (art. 6:162 BW), maar dat hoeft niet per se het geval te zijn (HR 31 januari 1997, NJ 1998/704, De Slingerij/Provincie Groningen).

Dit risico speelt in het bijzonder bij commerciële functies (accountmanagers, inkopers), vaste contactpersonen, medewerkers en zzp'ers die langdurig zelfstandig onderhandelen, en situaties waarin de onderneming het optreden duldt of faciliteert.

Praktische aanbevelingen

1. Leg volmachten helder vast en houd ze actueel. Maak eventuele beperkingen zowel intern als extern kenbaar.
2. Wees alert op feitelijk gedrag. Voorkom dat onbevoegde personen herhaaldelijk namens de organisatie opdrachten verstrekken. Richt contracteerprocessen zodanig in dat alleen bevoegde personen daartoe toegang hebben.
3. Corrigeer onbevoegd handelen direct. Stilzitten of gedogen kan bijdragen aan gerechtvaardigd vertrouwen bij de wederpartij.
4. Neem bevoegdheidsclausules op in overeenkomsten. Vermeld expliciet welke personen bevoegd zijn om namens het bedrijf te contracteren.
5. Train medewerkers. Informeer hen niet alleen over bevoegdheidsgrenzen, maar ook over de persoonlijke risico's van art. 3:70 BW.

Conclusie

Het leerstuk schijn van volmachtverlening vormt een krachtig correctiemechanisme in het handelsverkeer. Waar formele bevoegdheden ontbreken, kan feitelijk gedrag alsnog leiden tot gebondenheid van de onderneming. De KvK-inschrijving biedt daartegen geen bescherming en interne afspraken zijn extern niet doorslaggevend.

Voor degene die als gevolmachtigde optreedt, geldt een zelfstandig en aanzienlijk risico: op grond van art. 3:70 BW staat hij in voor het bestaan en de omvang van de volmacht, met het positieve contractsbelang als uitgangspunt.

Ondernemingen doen er goed aan hun organisatie, communicatie en contracteerprocessen kritisch te bezien. Voor werknemers en functionarissen geldt dat onbevoegd optreden niet alleen gevolgen kan hebben voor de onderneming, maar ook — en in het bijzonder — voor henzelf.

Wilt u weten of uw organisatie voldoende beschermd is, of twijfelt u over een concrete situatie? Neem contact op met onze specialisten: Edwin Mulders, Lenny Godding, Maggie van Waaijenburg en Niels Setz.